ضبط صدا برای منشی تلفنی ،آری یا نه؟ در ضبط صدا به چه نکاتی دقت کنیم؟

ضبط صدا برای منشی تلفنی
[vc_row][vc_column css=”.vc_custom_1560773772423{padding-bottom: 10px !important;}”][vc_column_text]در این بخش قصد داریم به اهمیت و دلایل ضبط صدا برای منشی تلفنی پرداخته و مواردی که به هنگام ضبط صدای تلفن گویا باید رعایت کنیم بپردازیم. طبق تحقیقات اکثریت قریب به اتفاق افرادی که خواهان ارتباط با کسب و کاری هستند و تصمیم به برقراری ارتباط از طریق تلفن می گیرند انتظار دارند قبل از ارتباط با اپراتور انسانی، صدای ضبط شده منشی تلفنی را بشنوند. این بدین معنی است که اگر می خواهید تاثیر اولیه یا First Impression خوبی داشته باشید حتما باید از صدای ضبط شده منشی تلفنی در کسب و کارتان استفاده کنید.در ادامه با ما همراه باشید…[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row equal_height=”yes” content_placement=”middle”][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1560773529257{padding-top: 10px !important;padding-bottom: 10px !important;}”][vc_column_text]تقریبا امروزه همه‌ی کسب و کارها بودجه‌ی جداگانه ای را برای بخش تبلیغاتی کنار گذاشته‌اند و با شیب بسیار ملایمی کسب و کارها مطلع شده‌اند که بستر ارتباط تلفنی یکی از پراهمیت‌ترین و در عین حال کم هزینه ترین بخش برای تاثیر‌گذاری مثبت بر ذهن مشتری است. به عنوان مدیر کسب و کارتان یا به عنوان مدیر بخش بازاریابی کسب و کارتان آیا تا بحال فکر کرده‌اید که تماس گیرنده ( مشتری بالقوه ) وقتی با مجموعه شما برای اولین بار تماس می‌گیرد چه حسی دارد؟ آیا شما همانطور که به ظاهر دکوراسیون شرکت‌تان برای استقبال حضوری تمام عیار اهمیت داده‌اید. به استقبال از طریق بستر تلفن هم اهمیت داده‌اید؟ آیا صدا و متن منشی تلفنی توانسته معرف برند شما باشد؟ اگر پاسخ شما خیر است، پس بهتر است با دقت بیشتری به ادامه این مطلب توجه کنید.[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1560773642556{margin-top: 10px !important;margin-right: 25px !important;margin-bottom: 10px !important;margin-left: 25px !important;padding-top: 30px !important;padding-right: 30px !important;padding-bottom: 30px !important;padding-left: 30px !important;background-color: #93c248 !important;}”][vc_column_text]
” گوشی را برداشته و به شماره تلفن کسب و کارتان زنگ زده و به صدای ضبط شده منشی تلفنی به دقت گوش کنید و به این سوال ها پاسخ دهید. “

– آیا دوست دارید مجددا تلفن گویای شرکت‌تان را بشنوید؟
– آیا حس خوبی را از پیام آماده منشی تلفنی تان دریافت کردید؟
– آیا پیام تلفن گویا می‌تواند منعکس‌کننده برند شما باشد؟
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column css=”.vc_custom_1560773714324{padding-top: 10px !important;padding-bottom: 10px !important;}”][vc_column_text]اگر شما در مجموعه‌تان سیستم IVR دارید ( مجموعه ای  از پیام‌های ضبط شده منشی تلفنی برای هدایت تماس گیرنده ها به دپارتمان‌های مختلف یا ارائه اطلاعات عمومی در مورد رویدادها و ساعات کاری و… ) باید بدانید که آیا صدا، استایل و حتی طراحی متن تلفن گویا به درستی نمایانگر برند شما است؟آیا با تمام برنامه‌های بازاریابی شما مطابقت دارد؟ اگر شما برنامه‌های تبلیغاتی متنوعی را در حال تدارک هستید و یا انجام داده‌اید آیا اگر تماس‌گیرندگان جهت دریافت اطلاعات بیشتر با مجموعه شما تماس بگیرند با همان کیفیت تبلیغاتی که انجام داده‌اید به استقبال آنها می‌روید؟[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row equal_height=”yes” content_placement=”middle”][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1560773633492{margin-top: 10px !important;margin-right: 25px !important;margin-bottom: 10px !important;margin-left: 25px !important;padding-top: 30px !important;padding-right: 30px !important;padding-bottom: 30px !important;padding-left: 30px !important;background-color: #262d37 !important;}”][vc_column_text]” ماموریت و هدف دو جزء مجزا از یک کل است، ماموریت هیچگاه نباید فدای هدف شود. ماموریتِ پیام‌هایِ ضبط شده تلفن گویا انتقال حس اولیه مثبت به مشتریان بالقوه و هدف اصلی پیام های منشی تلفنی، انتقال سریع تماس گیرندگان به فرد مورد نظر و کاهش فشار از اپراتورهای کسب و کار شماست‌ “[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1560773529257{padding-top: 10px !important;padding-bottom: 10px !important;}”][vc_column_text]تلفن‌های گویا باعث انقلاب در ارتباطات تلفنی شده اند. منشی تلفنی یا همان تلفن گویا با هدف کاهش فشار از دوش منشی‌های اصلی کسب و کارها طراحی می‌شود.

یک سناریوی خوب که با طراحی فلوچارت  تلفن گویا بدست‌ می‌آید، تماس گیرندگان  را قادر می‌سازد که اطلاعات مورد نیاز خود را سریع‌تر از قبل به دست بیاورند یا عملیات ویژه‌ای مانند ثبت کد پیگیری، کد خرید و … را بدون نیاز به صحبت کردن با کارشناسان شرکت، انجام دهند،‌  از نقطه نظر تجاری این بدان معنا است که دیگر نیاز نیست کار کنان شما به دفعات کارهای مهم‌تر خود را نیمه کاره رها کرده و اطلاعات تکراری را به تماس گیرندگان منتقل کنند.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column css=”.vc_custom_1560773777544{padding-top: 10px !important;}”][vc_column_text]

نوبت این است که از خودمان بپرسیم : ” آیا ضبط صدا برای منشی تلفنی  توانسته به هدف و ماموریت ما کمک کند؟ ” آیا کارکنان شما، وقت آزاد بیشتری برای انجام امورات روزمره‌شان دارند؟آیا ساختار طراحی‌ شده منشی تلفنی همواره تماس گیرندگان را به صورت صحیح به بخش مورد نظر آنها می‌رساند؟ آیا سوالات عمومی مثل ساعات کاری، ساعات شروع به کار، آدرس وبسایت و آدرس شرکت در متن تلفن گویا در نظر گرفته شده است؟

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row equal_height=”yes” content_placement=”middle”][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1560773529257{padding-top: 10px !important;padding-bottom: 10px !important;}”][vc_column_text]مورد بسیار با اهمیت بعدی که می‌تواند تمام پروژه ضبط صدا برای منشی تلفنی را تحت تاثیر خود قرار دهد، محاسبه هزینه  سرباری است که یک منشی تلفنی غیر استاندارد می‌تواند ایجاد کند، به عنوان مثال ضبط صدا برای منشی تلفنی بدون در نظر گرفتن نوع جامعه تماس گیرندگان (‌زن یا مرد بودن – با سواد یا بی سواد بودن – ملیت و قومیت  تماس گیرندگان – رده سنی تماس گیرندگان ) می‌تواند خسارت جبران ناپذیری را به کسب و کارتان وارد کند. طراحی مناسب فلوچارت تلفن گویا در وهله اول و سپس طراحی متن تلفن گویا در وهله‌ی دوم می‌تواند از یک فاجعه پیشگیری کند.

از مزیت‌های تماس به خطوط کسب و کارتان این است که می‌توانید خودتان را بجای مشتری تصور کنید و ببینید که آیا سریع به هدف خود رسیدید یا کل پروسه ناامید کننده است؟ آیا شما تصور می‌کنید که تماس گیرندگان شما را به دوستان‌ و همکارانشان پیشنهاد خواهند کرد یا شما مشتری بالقوه‌تان را از دست داده اید؟[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1560773642556{margin-top: 10px !important;margin-right: 25px !important;margin-bottom: 10px !important;margin-left: 25px !important;padding-top: 30px !important;padding-right: 30px !important;padding-bottom: 30px !important;padding-left: 30px !important;background-color: #93c248 !important;}”][vc_column_text]

” برای کسب و کار شما بسیار خطرناک است که تماس گیرندگان با حس نا‌امیدی تماس را قطع نمایند. “

” به یاد داشته باشید که تماس گیرندگان به دنبال پاسخ برای سوال‌هایشان هستند. چه این سوال در مورد خرید و پرداخت باشد یا در مورد دریافت اطلاعات در مورد خدمات شما یا حتی اطلاع از ساعات کاری و زمان شروع به کارتان. آنها به دنبال دریافت پاسخ در کوتاه ترین زمان ممکن هستند.؛

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column css=”.vc_custom_1560773777544{padding-top: 10px !important;}”][vc_column_text]

و در این مرحله از خودتان بپرسید : ”

– آیا اطلاعات و همچنین لحن انتقال دهنده پیام واضح و دقیق است؟
– آیا پیام‌ها مبهم و گیج کننده است؟
– آیا اطلاعات عمومی و بیش از حدی به تماس‌گیرنده منتقل می‌شود و باعث اتلاف وقت تماس‌گیرنده می‌شود؟
– آیا با ارائه گزینه‌های زیاد در پیام خوش‌آمدگویی باعث سردرگمی تماس گیرنده می‌شوید؟
-‌ آیا تماس‌گیرنده پس از اتمام مکالمه احساس رضایت خواهد داشت؟

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row equal_height=”yes” content_placement=”middle”][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1560773633492{margin-top: 10px !important;margin-right: 25px !important;margin-bottom: 10px !important;margin-left: 25px !important;padding-top: 30px !important;padding-right: 30px !important;padding-bottom: 30px !important;padding-left: 30px !important;background-color: #262d37 !important;}”][vc_column_text]”  به یاد داشته باشید سیستم تلفنی شما و ضبط صدا برای منشی تلفنی هیچ گاه نباید باعث شود، احساس اتلاق وقت را به تماس‌گیرندگان‌تان منتقل کند. “[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1560773529257{padding-top: 10px !important;padding-bottom: 10px !important;}”][vc_column_text]مهمتر از موارد بالا حداکثر زمانی‌ است که تماس گیرنده باید پیام منشی تلفنی شما را بشنود، خیلی از کسب و کارها قانون ۳ بوق را برای خود اجرا می کنند‌ به این معنی که تماس گیرنده‌گان قبل از شروع زنگ چهارم به تماس‌شان جواب داده می‌شود. اما در سیستم تلفن گویا برخی از کسب و کارها تماس گیرندگانشان را ۳۰ ثانیه و گاهی خیلی خیلی بیشتر از این زمان پشت پیام خوش‌آمدگویی تلفنی شان نگه می‌دارند.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column css=”.vc_custom_1560773777544{padding-top: 10px !important;}”][vc_column_text]

نتیجه گیری ضبط صدا برای منشی تلفنی:

به یاد داشته باشید علاوه بر زمان حال که احتمالا در حال طراحی متن تلفن گویا یا طراحی فلوچارت تلفن گویا هستید  در دوره‌های مختلف سال ،خودتان را به جای مشتری بگذارید و سوالات مطرح شده را از خودتان بپرسید. اگر جواب شما به سوالات، مطابق با استانداردهای تعریف شده کسب و کارتان فاصله داشته باشد بدون درنگ نسبت به تغییر یا اصلاح منشی تلفنی‌تان بپردازید.[/vc_column_text][vc_column_text css=”.vc_custom_1590560635175{background-color: #0a1a42 !important;}”]

برای دریافت اطلاعات بیشتر در زمینه ضبط صدای اخصاصی و هزینه های آن با ما از این بخش در ارتباط باشید.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.